Vagas que preenchemos
Contrate talentos remotos em apoio administrativo e executivo
Assistentes e coordenadores que mantêm líderes e equipes organizados. Recrutados e avaliados em toda a América Latina, trabalhando no seu horário.
Agende uma conversa estratégicaVagas de apoio administrativo e executivo
Abra uma vaga para ver o que a pessoa faz e o que avaliamos.
Assistente administrativoRecrutamos assistentes administrativos confiáveis do México e da América Latina, que falam inglês, para cuidar das agendas, dos documentos e dos follow-ups para os quais sua equipe não tem tempo.Também: Assistente administrativo remoto, Auxiliar administrativo, Assistente de escritório
O que faz
- Manter as agendas da equipe e marcar reuniões internas e externas
- Preparar, formatar e revisar documentos, cartas e apresentações
- Manter registros, bases de dados e sistemas de arquivo atualizados
- Processar formulários, pedidos de compra e relatórios de despesas
- Responder a e-mails de rotina e solicitações internas
- Coordenar com fornecedores e pedir materiais ou serviços
- Fazer atas de reuniões e circular os próximos passos
- Apoiar a documentação de onboarding de novos funcionários
O que avaliamos
- Inglês escrito e falado claro e profissional
- Domínio do Microsoft Office ou do Google Workspace
- Forte organização diante de pedidos simultâneos
- Digitação de dados e manutenção de registros com precisão
- Comunicação cordial e ágil
- Capacidade de seguir e melhorar procedimentos escritos
- Discrição com registros de funcionários e clientes
Ferramentas
- Microsoft 365
- Google Workspace
- Microsoft Teams
- Slack
- Zoom
- Adobe Acrobat
- DocuSign
- SharePoint
- Google Drive
- Asana
- Monday.com
- Salesforce
Assistente de operaçõesRecrutamos assistentes de operações detalhistas e que falam inglês, do México e da América Latina, que cuidam do trabalho diário de back office por trás das suas entregas, serviços e envios, em sintonia com a sua equipe nos EUA.Também: Assistente de operações remoto, Analista de suporte operacional, Auxiliar de operações
O que faz
- Registrar, conferir e atualizar pedidos de venda e de compra
- Acompanhar fornecedores sobre confirmações, prazos de entrega e atrasos
- Rastrear envios e atualizar clientes ou equipes internas sobre o status
- Manter os registros de estoque e os dados dos itens corretos em todos os sistemas
- Reunir e arquivar comprovantes de entrega, conhecimentos de embarque e faturas
- Preparar relatórios operacionais diários e semanais para os gestores
- Sinalizar exceções como pedidos em atraso, entregas incompletas ou erros de preço
- Manter procedimentos passo a passo para tarefas recorrentes de back office
O que avaliamos
- Inglês escrito e falado claro para ligações com fornecedores e transportadoras
- Alta precisão com dados de pedidos e estoque
- Bom domínio de Excel ou Google Sheets, incluindo PROCV e filtros
- Experiência com um ERP ou sistema de estoque
- Disciplina de acompanhamento com prazos diários
- Conhecimento de documentos básicos de compras e envio
- Espanhol para fornecedores da América Latina (um diferencial)
Ferramentas
- NetSuite
- QuickBooks Online
- Microsoft Dynamics 365
- Odoo
- Excel
- Google Sheets
- ShipStation
- Cin7
- Fishbowl
- Shopify
- Airtable
- Slack
- Microsoft Teams
Assistente executivo(a)Encontramos assistentes executivos experientes, que falam inglês, no México e na América Latina para cuidar da sua agenda, do seu e-mail e dos acompanhamentos em tempo real, para que você se concentre no trabalho que só você pode fazer.Também: Assistente executivo remoto, Assistente executivo virtual, EA (executive assistant)
O que faz
- Cuidar da agenda do executivo e resolver conflitos
- Triar a caixa de entrada e redigir respostas para aprovação
- Preparar resumos e pautas antes das reuniões
- Fazer anotações e acompanhar os itens de ação após as reuniões
- Planejar viagens nacionais e internacionais complexas
- Coordenar com outros executivos, assistentes e membros do conselho
- Preparar apresentações, relatórios e relatórios de despesas
- Lidar com documentos e pedidos confidenciais com discrição
- Gerir projetos especiais e eventos em nome do executivo
O que avaliamos
- Inglês escrito e falado refinado e profissional
- Gestão de agenda e e-mail para um líder muito ocupado
- Bom discernimento sobre prioridades
- Discrição com informações confidenciais
- Boa redação de e-mails, memorandos e resumos
- Domínio de PowerPoint ou Google Slides
- Calma quando os planos mudam de última hora
Ferramentas
- Microsoft Outlook
- Gmail
- Google Calendar
- Microsoft Teams
- Zoom
- Slack
- Calendly
- Notion
- Asana
- PowerPoint
- Google Slides
- DocuSign
- Expensify
- TripIt
Assistente pessoalRecrutamos assistentes pessoais de confiança e que falam inglês, do México e da América Latina, que mantêm sob controle seus compromissos, os prestadores de serviço da casa, as viagens e a logística da família, para que suas noites deixem de virar hora de colocar tudo em dia.Também: Assistente pessoal remoto, Assistente pessoal virtual, Assistente pessoal de executivo
O que faz
- Marcar e confirmar compromissos pessoais, médicos e familiares
- Coordenar prestadores de serviço da casa, empreiteiros e administradores de imóveis
- Planejar viagens pessoais e em família, incluindo reservas e roteiros
- Acompanhar contas, renovações, garantias e assinaturas para que nada vença
- Comprar online presentes, mercado e itens para a casa com entrega
- Gerenciar agendas da família, eventos escolares e horários de atividades
- Cuidar de devoluções, ligações para atendimento ao cliente e papelada de sinistros de seguro
- Manter documentos pessoais, registros e recibos organizados e fáceis de encontrar
O que avaliamos
- Inglês falado e escrito claro e cordial para ligar para empresas dos EUA
- Discrição com informações pessoais, familiares e financeiras
- Ótimas habilidades ao telefone e persistência com centrais de atendimento
- Antecipação: perceber o que você vai precisar antes de você pedir
- Calma para resolver problemas quando os planos dão errado
- Organização de registros em muitas pequenas contas
- Facilidade com reservas, compras e serviços de entrega online
Ferramentas
- Google Calendar
- Gmail
- Apple iCloud
- 1Password
- Cozi
- Todoist
- Notion
- Google Drive
- OpenTable
- Instacart
- TripIt
- Expensify
Assistente virtualRecrutamos assistentes virtuais organizados e que falam inglês no México e na América Latina para cuidar da sua caixa de entrada, da sua agenda e das tarefas administrativas do dia a dia enquanto você está online.Também: Assistente remoto, Assistente administrativo virtual, Assistente pessoal remoto
O que faz
- Gerenciar e triar a sua caixa de entrada, sinalizando o que precisa da sua atenção
- Marcar reuniões e manter a sua agenda sem conflitos
- Reservar viagens e preparar itinerários
- Atualizar CRMs, planilhas e documentos compartilhados
- Fazer o acompanhamento com clientes, fornecedores e parceiros por e-mail e telefone
- Organizar arquivos e drives compartilhados
- Preparar relatórios, faturas e documentos simples
- Pesquisar fornecedores, ferramentas, potenciais clientes ou temas quando solicitado
O que avaliamos
- Inglês escrito e falado sólido para e-mails e ligações com clientes
- Gestão do tempo entre muitas tarefas pequenas
- Muita atenção aos detalhes
- Facilidade para aprender novos softwares rapidamente
- Discrição com informações confidenciais
- Acompanhamento proativo, sem precisar de lembretes constantes
- Habilidades básicas com planilhas
Ferramentas
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Calendly
- Slack
- Zoom
- Asana
- Trello
- HubSpot
- Canva
- LastPass
- Dropbox
- Zapier
Coordenador administrativoRecrutamos coordenadores administrativos organizados do México e da América Latina, que falam inglês, para conduzir os fluxos recorrentes entre seus departamentos e garantir que cada solicitação chegue à pessoa certa.Também: Coordenador administrativo remoto, Coordenador de administração, Coordenador de escritório
O que faz
- Ser dono de fluxos administrativos recorrentes, como solicitações, aprovações e onboarding
- Montar e manter controles que mostram o status de cada solicitação aberta
- Encaminhar solicitações para a equipe certa e acompanhar até a resolução
- Coordenar a logística de reuniões, treinamentos e eventos da empresa
- Manter modelos de documentos, pastas compartilhadas e controle de versões
- Escrever e atualizar procedimentos para que os processos rodem sempre do mesmo jeito
- Preparar relatórios semanais de status sobre volumes, gargalos e prazos
- Atuar como principal ponto de contato administrativo entre departamentos e fornecedores
O que avaliamos
- Inglês escrito e falado com segurança para trabalhar com vários departamentos
- Responsabilidade pelo processo e acompanhamento sem precisar de lembretes
- Montagem de controles e dashboards claros em planilhas ou ferramentas de trabalho
- Redação de procedimentos e checklists simples e úteis
- Priorização de muitos pedidos de diferentes partes interessadas
- Persistência diplomática ao cobrar aprovações
- Familiaridade com ferramentas de formulários, assinatura eletrônica e fluxos de trabalho
Ferramentas
- Microsoft 365
- Google Workspace
- SharePoint
- Microsoft Teams
- Smartsheet
- Monday.com
- Airtable
- Asana
- Jotform
- Microsoft Forms
- DocuSign
- Adobe Acrobat
- Power Automate
- Zoom
Coordenador de agendamentoRecrutamos coordenadores de agendamento do México e da América Latina que falam inglês, marcam serviços, despacham técnicos e lidam com mudanças do mesmo dia para empresas de serviços, ao vivo durante o seu horário de trabalho.Também: Coordenador de agendamento remoto, Despachante, Agendador de serviços
O que faz
- Marcar visitas técnicas, orçamentos e instalações a partir de pedidos por telefone, site e e-mail
- Designar serviços a técnicos ou equipes com base em habilidades, localização e disponibilidade
- Planejar rotas diárias eficientes e equilibrar a carga de trabalho da equipe
- Enviar confirmações de horário, lembretes e avisos de que o técnico está a caminho
- Refazer a agenda em caso de cancelamentos, emergências e serviços que se estendem
- Manter os clientes informados sobre as janelas de chegada e os atrasos
- Atualizar o status, as anotações e as peças necessárias de cada serviço no sistema de gestão de campo
- Coordenar visitas de retorno, contratos de manutenção e atendimentos recorrentes
- Reportar a ocupação da agenda, as ausências e a capacidade não agendada
O que avaliamos
- Inglês falado claro e simpático para ligações constantes com clientes e técnicos
- Experiência prática com software de gestão de serviços de campo
- Despacho e planejamento de rotas em uma área de atendimento
- Priorização rápida quando emergências chegam a uma agenda cheia
- Familiaridade com a geografia e os endereços dos EUA no seu mercado
- Atendimento calmo e cortês a clientes frustrados
- Anotações de serviço e digitação de dados precisas sob pressão de tempo
Ferramentas
- ServiceTitan
- Jobber
- Housecall Pro
- FieldEdge
- Workiz
- ServiceTrade
- Service Fusion
- Google Maps
- Google Calendar
- Microsoft Outlook
- RingCentral
- Dialpad
- Podium
Digitador (especialista em entrada de dados)Recrutamos especialistas em entrada de dados cuidadosos, que falam inglês, do México e da América Latina, para manter seus registros precisos e atualizados, trabalhando ao lado da sua equipe nos EUA.Também: Auxiliar de digitação, Digitador remoto, Assistente de entrada de dados
O que faz
- Lançar e atualizar registros em CRMs, ERPs e bancos de dados
- Processar pedidos, faturas, recibos e formulários
- Conferir os dados com os documentos de origem e corrigir erros
- Encontrar e mesclar registros duplicados
- Manter catálogos de produtos e informações de preços
- Migrar dados entre sistemas durante trocas de software
- Preparar relatórios e planilhas simples a partir dos dados lançados
- Sinalizar informações ausentes ou inconsistentes à pessoa certa
O que avaliamos
- Bom inglês de leitura e escrita para documentos empresariais
- Digitação rápida e precisa e uso do teclado numérico
- Bom domínio de Excel ou Google Sheets
- Excepcional atenção aos detalhes
- Foco e consistência em trabalhos repetitivos
- Facilidade para aprender novos bancos de dados e softwares empresariais
- Respeito à privacidade e à confidencialidade dos dados
Ferramentas
- Microsoft Excel
- Google Sheets
- Salesforce
- HubSpot
- QuickBooks Online
- NetSuite
- SAP
- Zoho CRM
- Airtable
- Adobe Acrobat
- Shopify
Gerente de escritório (Office Manager)Recrutamos office managers competentes e que falam inglês, do México e da América Latina, que cuidam dos seus fornecedores, processos administrativos e da logística da equipe durante o seu expediente.Também: Office manager remoto, Gerente de escritório virtual, Administrador de escritório
O que faz
- Gerenciar o relacionamento com fornecedores, contratos e renovações
- Acompanhar assinaturas de software, licenças e gastos do escritório
- Coordenar a logística de integração e desligamento de colaboradores
- Documentar e melhorar os procedimentos administrativos
- Processar faturas e apoiar a contabilidade e as informações da folha de pagamento
- Coordenar suporte de TI, equipamentos e acessos a contas
- Planejar reuniões, eventos e viagens da equipe
- Ser o primeiro ponto de contato para dúvidas administrativas internas
- Supervisionar ou apoiar outros profissionais administrativos
O que avaliamos
- Inglês escrito e falado com confiança para fornecedores e equipe
- Gestão de fornecedores e contratos
- Noção de orçamento e controle de despesas
- Documentação e melhoria de processos
- Resolução de problemas com pouca orientação
- Coordenação básica de RH e integração
- Liderança e coordenação da equipe administrativa
Ferramentas
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Slack
- Microsoft Teams
- Zoom
- QuickBooks Online
- Bill.com
- Expensify
- Gusto
- BambooHR
- Notion
- Asana
- DocuSign
- Ramp
Recepcionista virtualRecrutamos recepcionistas acolhedoras e de fala clara no México e na América Latina para atender seus telefones, agendar compromissos e encaminhar recados durante o seu horário comercial.Também: Recepcionista remota, Coordenadora de recepção, Recepção virtual
O que faz
- Atender, filtrar e encaminhar as ligações recebidas
- Agendar, confirmar e remarcar compromissos
- Anotar recados claros e repassá-los prontamente
- Responder a perguntas comuns sobre serviços, horários e preços
- Fazer por telefone o cadastro inicial de novos clientes ou pacientes
- Monitorar e responder ao chat do site e às caixas de entrada gerais
- Fazer ligações de lembrete e de acompanhamento
- Manter atualizados os registros de chamadas e contatos
O que avaliamos
- Inglês falado claro e simpático, com sotaque fácil de entender
- Etiqueta telefônica profissional
- Calma para lidar com pessoas irritadas ou confusas na ligação
- Anotações rápidas e precisas
- Multitarefa entre telefone, chat e e-mail
- Facilidade com software de agendamento
- Espanhol bilíngue (um diferencial para muitas empresas dos EUA)
Ferramentas
- RingCentral
- Dialpad
- Aircall
- Zoom Phone
- Microsoft Teams
- Google Voice
- Calendly
- Acuity Scheduling
- Clio
- Google Workspace
- Microsoft 365
- Slack
- HubSpot
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