Cómo crear una experiencia de incorporación impecable: un plan para el éxito

En General Staffing nos enorgullece ofrecer la mejor experiencia de incorporación a nuestros empleados, incluso en un entorno remoto. La forma en que usted capacita a un empleado al inicio de su nuevo puesto puede sentar las bases de su éxito o llevarlo al fracaso. Su trayectoria puede depender del proceso de incorporación de su organización, es decir, de la manera en que capacita a las nuevas contrataciones mediante tareas diseñadas para familiarizarlas con su nuevo puesto.

Cuando una empresa descuida el proceso de incorporación, las nuevas contrataciones quedan a su suerte para resolverlo todo por sí mismas. Aunque lanzar a un empleado al agua sin preparación puede demostrar su capacidad de resolver, lo hace sentir sin apoyo e ignorado en lugar de independiente. En cambio, un proceso de incorporación bien planificado puede generar mayor retención y productividad. Cuando los empleados se capacitan en los procedimientos de la empresa desde el principio, tienen tiempo suficiente para sentirse cómodos en su nuevo puesto.

La importancia de un proceso de incorporación exitoso. Un proceso de incorporación adecuado —que es distinto de la orientación del empleado y, por lo general, más largo— prepara a las nuevas contrataciones para el éxito a largo plazo, prolonga el ciclo de vida del empleado y le ayuda a sentirse cómodo en su nuevo puesto más rápido. Según estudios de Bamboo HR, los empleados que pasaron por un proceso de incorporación exitoso mostraron hasta 18 veces más compromiso con su lugar de trabajo. Esto demuestra los beneficios que las empresas pueden obtener al implementar un proceso de incorporación.

Ayuda a las nuevas contrataciones durante el periodo de adaptación. Aunque algunos estudios muestran que un nuevo empleado puede tardar de tres a seis meses en adaptarse a su puesto, un proceso de incorporación completo —que vaya más allá del papeleo básico y la información administrativa— puede reducir el tiempo necesario para que se ponga al día. Esto se debe a que un buen proceso de incorporación permite a las nuevas contrataciones familiarizarse de forma sistemática con las metas, los procedimientos, la filosofía y la cultura de la empresa. Es mejor que abrumarlas con tareas de inmediato.

Un proceso de incorporación ofrece una visión completa de lo que se espera del empleado y de lo que él, a su vez, puede esperar de la empresa. También muestra el verdadero propósito del nuevo empleado en su puesto. Gracias a este proceso, los empleados pueden aumentar su productividad con la confianza de estar entregando el trabajo que se espera de ellos.

Mantiene a las nuevas contrataciones comprometidas con la empresa. Un proceso de incorporación exitoso puede preparar el terreno para los nuevos empleados al mostrar exactamente hacia dónde se dirige la empresa y qué papel ocupa el empleado en esa ecuación. Con esta información, las nuevas contrataciones pueden entender mejor su puesto y las metas de la empresa. Esto fomenta una cultura de empleados comprometidos y empoderados.

El compromiso de los empleados es fundamental para el éxito de una empresa, y un proceso de incorporación es una excelente manera de promoverlo. Los empleados quieren saber que trabajan hacia una meta común y que forman parte de la solución. Al mostrar cómo el puesto de cada persona influye en las metas generales del negocio, las empresas logran que sus empleados estén más dedicados y motivados para generar un impacto.

Reduce la rotación de personal. Las empresas que tienen problemas de rotación deberían revisar con atención su proceso de incorporación, ya que puede ser la clave para entender por qué no logran retener a sus empleados.

El propósito de un proceso de incorporación es preparar al empleado para el éxito, proporcionándole los recursos, la capacitación y las herramientas que necesita para hacer su trabajo. Si los nuevos empleados no se sienten respaldados mientras aprenden, perderán rápidamente la motivación y sentirán que no encajan en el puesto. Esto puede generar una alta rotación, lo cual es sumamente costoso: según Gallup, reemplazar a un empleado puede costarle a una empresa entre una vez y media y dos veces su salario anual, dependiendo del puesto y la industria.

Cómo llevar a cabo un proceso de incorporación exitoso. Según Zippia, los estudios muestran que el 31 por ciento de las nuevas contrataciones renuncia en los primeros seis meses. Cuando la incorporación se hace de forma remota, la presión por hacerlo bien es todavía mayor: no puede apoyarse en actividades superficiales como un recorrido por la oficina.

Los siguientes consejos le ayudarán a lograr una incorporación sobresaliente.

1. Ponga en contexto las funciones del puesto con materiales, trabajos o tecnología previos. Revise sus presentaciones anteriores para clientes, resúmenes de trabajo y materiales de apoyo. Lo más probable es que contengan muchísima información valiosa para un nuevo empleado.
   
   También es fundamental que las nuevas contrataciones se familiaricen con las herramientas que usarán antes de su primer día de trabajo. Antes de que empiecen, coordine con su departamento de TI la configuración de su correo electrónico, software, Slack y cualquier otra herramienta tecnológica. Asegúrese de que tengan todo lo necesario para empezar a trabajar a toda marcha desde el primer día.
   
   Si van a manejar redes sociales, asegúrese de que tengan las credenciales correspondientes. Si van a encargarse del SEO, asegúrese de que tengan los accesos de SEO. TI puede ofrecer un tutorial paso a paso para configurar todos estos recursos, o su empresa puede elaborar un documento interno de incorporación tecnológica para compartirlo con todas las nuevas contrataciones.
   
   La documentación de incorporación puede profundizar en los estándares de SEO y redes sociales, responder preguntas frecuentes, resguardar contraseñas de emergencia e incluir otra información diversa que sea crucial para el puesto. Así, las nuevas contrataciones pueden empezar a aplicar lo que aprenden en escenarios reales y simulados para sentirse más cómodas en sus puestos.
   
   Ser proactivo nunca está de más. Si reúne la información pertinente con anticipación, podrá concentrarse de inmediato en lo importante.
   

2. Encuentre coincidencias entre las tareas imprescindibles y las oportunidades de capacitación. Sin importar si sus nuevas contrataciones son recién egresados o profesionales experimentados, no tema darles trabajo práctico. Pueden aprender mucho sobre un cliente o sobre sus procesos realizando algunas de sus tareas más sencillas, como acompañar una reunión y tomar notas o completar algunas partes de la incorporación de un cliente.
   
   Además de familiarizar a las nuevas contrataciones con las normas de la empresa, este enfoque también libera a otros miembros del equipo para que se ocupen de trabajos más complejos. Es una forma de que los nuevos empleados comprendan bien su empresa y, al mismo tiempo, sean útiles desde el primer momento.
   
   Asumir el proceso de incorporación implica participar activamente y dejar claro el propósito de cada tarea y cómo beneficia tanto al nuevo empleado como a la empresa en su conjunto.
   

3. Esté listo para resolver problemas. Un nuevo lugar de trabajo trae consigo, naturalmente, montones de preguntas e inquietudes. Por muy calificado y experimentado que sea un nuevo empleado, los colaboradores con más antigüedad y conocimiento de los procesos de la empresa son un recurso invaluable para responder preguntas durante el periodo de incorporación. Para asumir la incorporación, los líderes y los empleados de mayor antigüedad deben estar disponibles para resolver problemas y responder cualquier pregunta que pueda causar confusión.
   
   Esa disponibilidad puede concretarse de muchas maneras. Puede responder preguntas en tiempo real, ya sea en persona o a través de una plataforma de mensajería. Puede establecer horarios de atención presenciales o virtuales dedicados a resolver las dudas pendientes de las nuevas contrataciones. Para los empleados remotos, una herramienta de videoconferencia confiable como Zoom o Teams puede ayudar a replicar la experiencia presencial. Programar reuniones individuales de seguimiento con las nuevas contrataciones es una buena forma de asegurarse de que se sientan escuchadas y de que los gerentes y líderes respondan a las preguntas necesarias.
   
   Aunque el trabajo remoto no es nada nuevo para algunas empresas, las organizaciones que se adaptan a los nuevos estándares de trabajo híbrido y remoto deben adoptar un enfoque en el que todos colaboren. Eso significa estar listos, dispuestos y en condiciones de responder cualquier pregunta que tengan las nuevas contrataciones, para que su adaptación —y el flujo de trabajo de su empresa— siga siendo fluido y sin interrupciones.
   
   Asumir su proceso de incorporación y planificar deliberadamente un enfoque inteligente, en lugar de lanzar a su nuevo empleado al puesto sin preparación, requiere trabajo. Pero es una inversión que vale la pena y que ayudará a su nuevo empleado a ponerse al día rápidamente y a sentirse un miembro valioso del equipo.
   

4. Avance a un ritmo cómodo. Al incorporar a nuevos empleados, recuerde que cada persona aprende a su propio ritmo. No abrume a su nuevo empleado con trabajo el primer día: asígnele más tareas de manera gradual para que se sienta cómodo trabajando con sus procesos y procedimientos habituales. Permita que los empleados comprendan su nuevo puesto proporcionándoles recursos educativos y capacitación, así como contactos a quienes acudir si tienen preguntas.
   
   Invertir en sus nuevos empleados desde el principio y asegurarse de que reciban una capacitación completa puede tener un impacto positivo en su desarrollo profesional y su productividad, lo que se traduce en ahorros para su empresa.
   

5. Resuelva el papeleo de inmediato. Evite obstáculos el primer día del nuevo empleado completando la documentación —incluidos los formularios fiscales, los documentos de nómina y los acuerdos de no competencia o de confidencialidad, si corresponde— antes de su fecha de inicio. Entréguele con anticipación toda la documentación necesaria para garantizar que los trámites se presenten a tiempo y solicítele la información pertinente que le permita prellenar los formularios antes de que empiece.
   
   Entréguele un manual del empleado a su llegada y ofrézcale recursos por si tiene preguntas. Retrasar estas tareas puede causarle problemas al empleado en su primer día e impedirle aprender a desempeñar su nuevo puesto.
   

6. Asigne un mentor al nuevo empleado. Ayude a los nuevos colaboradores a adaptarse a sus puestos asignándoles como mentor a un compañero con experiencia. Establecer un programa de mentoría para sus nuevos empleados puede mejorar la cultura de la empresa, ya que fomenta una conexión personal entre compañeros y ofrece a las nuevas contrataciones un rostro amigable con quien contar para resolver dudas y recibir apoyo individual.
   
   Aunque la mayoría de los empleados tiene un gerente que supervisa su trabajo, contar con un mentor les permite hablar de los problemas con un compañero en un entorno más informal y abierto. La mentoría puede darse en la oficina, con sesiones formativas y reuniones programadas con regularidad, y también fuera de ella, por ejemplo, en almuerzos o salidas.