Como criar uma experiência de onboarding sem atritos: um roteiro para o sucesso

Na General Staffing, temos orgulho de oferecer a melhor experiência de onboarding aos nossos funcionários, mesmo no trabalho remoto. A forma como você treina um funcionário no início da nova função pode estabelecer as bases do sucesso dele — ou levá-lo ao fracasso. O caminho que ele vai seguir pode depender do processo de onboarding da sua organização, ou seja, da forma como você treina os novos contratados por meio de tarefas pensadas para familiarizá-los com a nova função.

Quando uma empresa negligencia o processo de onboarding, os novos contratados ficam sozinhos para descobrir as coisas por conta própria. Embora jogar um funcionário no fundo do poço possa demonstrar sua desenvoltura, isso o deixa se sentindo sem apoio e ignorado, em vez de independente. Por outro lado, um processo de onboarding bem planejado pode levar a maior retenção e produtividade. Quando os funcionários são treinados nos procedimentos da empresa desde cedo, eles têm tempo suficiente para se sentir à vontade na nova posição.

A importância de um processo de onboarding bem-sucedido Processos de onboarding adequados — que são diferentes da integração inicial do funcionário e geralmente mais longos — preparam os novos contratados para o sucesso a longo prazo, prolongam o ciclo de vida dos funcionários e os ajudam a se sentir à vontade na nova posição mais rapidamente. Segundo estudos da Bamboo HR, os funcionários que passaram por um processo de onboarding bem-sucedido eram até 18 vezes mais comprometidos com o local de trabalho. Isso comprova os benefícios que as empresas podem colher ao implementar um processo de onboarding.

Ele ajuda os novos contratados no período de adaptação. Embora alguns estudos mostrem que um novo contratado pode levar de três a seis meses para se adaptar à função, um processo de onboarding completo — que vai além da papelada básica e das informações administrativas — pode reduzir o tempo necessário para que ele atinja o ritmo esperado. Isso porque um bom processo de onboarding permite que os novos contratados se familiarizem com os objetivos, os procedimentos, a filosofia e a cultura da empresa de forma sistematizada. É melhor do que sobrecarregá-los de tarefas logo de cara.

Um processo de onboarding oferece uma visão completa do que se espera do funcionário e do que ele pode esperar da empresa em troca. Ele também mostra ao novo contratado o verdadeiro propósito da sua função. Com esse processo, os funcionários podem aumentar a produtividade com a confiança de que estão entregando o trabalho que se espera deles.

Ele mantém os novos contratados engajados com a empresa. Um processo de onboarding bem-sucedido contextualiza os novos funcionários, mostrando exatamente o que a empresa busca e como o funcionário se encaixa nessa equação. Com essas informações, os novos contratados entendem melhor sua função e os objetivos da empresa. Isso promove uma cultura de funcionários engajados e com autonomia.

O engajamento dos funcionários é fundamental para o sucesso de uma empresa, e um processo de onboarding é uma ótima forma de promovê-lo. Os funcionários querem saber que estão trabalhando por um objetivo comum e que fazem parte da solução. Ao mostrar como a função de cada pessoa impacta os objetivos gerais do negócio, as empresas garantem funcionários mais dedicados e motivados a fazer a diferença.

Ele reduz a rotatividade de funcionários. Empresas que enfrentam problemas de rotatividade devem olhar com mais atenção para o seu processo de onboarding, pois ele pode ser a chave para entender por que não estão conseguindo reter funcionários.

O objetivo de um processo de onboarding é preparar o funcionário para o sucesso, oferecendo os recursos, o treinamento e as ferramentas de que ele precisa para fazer seu trabalho. Se os novos funcionários não se sentirem apoiados enquanto aprendem o funcionamento da empresa, vão perder rapidamente a motivação e sentir que não são a pessoa certa para a função. Isso pode gerar alta rotatividade, o que é extremamente caro — substituir um funcionário pode custar às empresas de uma vez e meia a duas vezes o salário anual dele, dependendo da função e do setor, segundo a Gallup.

Como conduzir um processo de onboarding bem-sucedido Estudos mostram que 31% dos novos contratados pedem demissão nos primeiros seis meses, segundo a Zippia. Quando o onboarding é feito remotamente, a pressão para acertar é ainda maior — não dá para contar com atividades superficiais, como um tour pelo escritório.

As dicas a seguir vão ajudar você a acertar em cheio no onboarding.

1. Contextualize as atribuições da função usando materiais, trabalhos ou tecnologias anteriores. Revise apresentações para clientes, resumos de trabalhos e materiais anteriores. É bem provável que esses materiais ofereçam muitas informações valiosas para um novo contratado.
   
   Também é essencial que os novos contratados se familiarizem com as ferramentas que vão usar antes do primeiro dia de trabalho. Antes que eles comecem, trabalhe com seu departamento de TI para configurar e-mail, softwares, Slack e quaisquer outras ferramentas tecnológicas. Garanta que eles tenham tudo de que precisam para começar a todo vapor desde o primeiro dia.
   
   Se forem cuidar das redes sociais, garanta que tenham as credenciais adequadas. Se forem cuidar de SEO, garanta que tenham os logins de SEO. A TI pode oferecer um tutorial passo a passo para configurar todos esses recursos, ou sua empresa pode criar um documento interno de onboarding tecnológico para compartilhar com todos os novos contratados.
   
   A documentação de onboarding pode aprofundar os padrões de SEO e de redes sociais, responder às perguntas frequentes, guardar senhas de emergência e reunir outras informações diversas que são essenciais para a função. Assim, os novos contratados podem começar a aplicar o que aprendem em situações reais e simuladas para se sentir mais à vontade em suas funções.
   
   Ser proativo nunca é ruim, em nenhuma situação. Ao reunir as informações relevantes com antecedência, você pode se concentrar no que é importante desde o início.
   

2. Encontre pontos em comum entre as tarefas obrigatórias e as oportunidades de treinamento. Sejam seus novos contratados recém-formados ou profissionais experientes, não tenha medo de dar a eles trabalho prático. Eles podem aprender muito sobre um cliente ou sobre seus processos realizando algumas das tarefas mais simples, como acompanhar uma reunião e fazer anotações ou concluir algumas etapas do onboarding de um cliente.
   
   Além de familiarizar os novos contratados com as normas da empresa, essa abordagem também libera outros membros da equipe para cuidar de trabalhos mais complexos. É uma forma de permitir que os novos funcionários entendam bem a sua empresa e, ao mesmo tempo, sejam úteis desde já.
   
   Assumir o processo de onboarding significa ter um papel ativo em deixar claro o propósito de cada tarefa e como ela ajuda tanto o novo contratado quanto a empresa como um todo.
   

3. Esteja pronto para resolver problemas. Novos locais de trabalho naturalmente trazem uma montanha de dúvidas e preocupações. Por mais qualificado e experiente que um novo contratado seja, os funcionários mais antigos e familiarizados com os processos da empresa são recursos valiosíssimos para responder às dúvidas durante o período de onboarding. Para assumir o onboarding, líderes e funcionários de longa data precisam estar disponíveis para resolver problemas e responder a qualquer dúvida que possa causar confusão.
   
   Essa disponibilidade pode se concretizar de várias formas. Você pode responder às dúvidas em tempo real, pessoalmente ou por uma plataforma de mensagens. Pode definir horários de atendimento presenciais ou virtuais dedicados a responder às dúvidas pendentes dos novos contratados. Para funcionários remotos, uma ferramenta de videoconferência confiável, como Zoom ou Teams, pode ajudar a reproduzir a experiência presencial. Agendar conversas individuais de acompanhamento com os novos contratados é uma boa forma de garantir que eles se sintam ouvidos e de manter gestores e líderes responsáveis por responder às dúvidas necessárias.
   
   Embora o trabalho remoto não seja novidade para algumas empresas, as organizações que estão se adaptando aos novos padrões de trabalho híbrido e remoto precisam adotar uma abordagem em que todos colaboram. Isso significa estar pronto, disposto e apto a responder a qualquer dúvida dos novos contratados, para que a adaptação deles — e o fluxo de trabalho da sua empresa — continue tranquila e sem interrupções.
   
   Assumir o seu processo de onboarding e planejar deliberadamente uma abordagem inteligente, em vez de jogar o novo contratado no trabalho sem nenhuma preparação, dá trabalho. Mas é um investimento que vale a pena e que vai ajudar o novo contratado a pegar o ritmo rapidamente e a se sentir um membro valioso da equipe.
   

4. Avance em um ritmo confortável. Ao fazer o onboarding de novos funcionários, lembre-se de que cada pessoa aprende no seu próprio ritmo. Não sobrecarregue o novo funcionário de trabalho no primeiro dia — aumente as atribuições aos poucos, para que ele se sinta à vontade trabalhando com seus processos e procedimentos padrão. Permita que os funcionários entendam a nova função oferecendo recursos educacionais e treinamento e indicando contatos para eventuais dúvidas.
   
   Investir nos novos funcionários desde o início e garantir que sejam bem treinados pode ter um impacto positivo no desenvolvimento profissional e na produtividade deles, gerando economia para a sua empresa.
   

5. Resolva a papelada imediatamente. Evite obstáculos no primeiro dia do novo contratado finalizando a papelada do funcionário — incluindo formulários fiscais, documentos de folha de pagamento e acordos de não concorrência ou de confidencialidade, se for o caso — antes da data de início. Envie ao funcionário toda a documentação necessária com antecedência para garantir que a papelada seja entregue no prazo, e peça as informações relevantes que permitam preencher os formulários antes que ele comece.
   
   Entregue ao novo contratado um manual do funcionário na chegada e ofereça recursos para eventuais dúvidas. Adiar essas tarefas pode causar problemas para o funcionário no primeiro dia e impedi-lo de aprender a desempenhar a nova função.
   

6. Designe um mentor para o novo contratado. Ajude os novos funcionários a se adaptar às novas funções designando um colega experiente como mentor. Criar um programa de mentoria para os novos funcionários pode melhorar a cultura da empresa, incentivando a conexão pessoal entre colegas e oferecendo aos novos contratados um rosto amigável com quem eles podem contar para tirar dúvidas e receber apoio individual.
   
   Embora a maioria dos funcionários tenha um gestor que supervisiona seu trabalho, ter um mentor permite conversar sobre os problemas com um colega em um ambiente mais informal e aberto. A mentoria pode acontecer no escritório, com sessões educativas e reuniões agendadas regularmente, e também fora dele, como em almoços ou passeios.